Kaip sukurti ataskaitas „Microsoft Excel“

Ataskaitos sudarymas naudojant „PivotTable“

Visi profesionalioje aplinkoje dirbantys žmonės supranta, kad reikia sudaryti ataskaitą. Čia labai tiksliai apibendrinami visi jūsų ar įmonės duomenys. Galite sukurti duomenų, kuriuos įvedėte „Excel“ lape, ataskaitą, prie įrašų pridėdami „PivotTable“. „Pivot“ lentelė yra labai naudinga priemonė, nes ji automatiškai apskaičiuoja bendrą jūsų duomenų sumą ir padeda analizuoti duomenis naudojant skirtingas serijas. Galite naudoti „PivotTable“, kad galėtumėte apibendrinti savo duomenis ir pateikti juos suinteresuotoms šalims kaip ataskaitą.

Štai kaip galite sukurti „PivotTable“ „MS Excel“.

1. Lengviau sudaryti ataskaitą „Excel“ lape, kai jame yra duomenų. Pridėjus duomenis, turėsite pasirinkti stulpelius ar eilutes, kuriems norite „PivotTable“.

   pridėti duomenis

   
   
   

   Duomenų eilučių ir stulpelių pasirinkimas

   
   
   
2. Pasirinkę duomenis, eikite į „Įterpti“, kuris rodomas viršutinėje „Excel“ programinės įrangos įrankių juostoje.

   Įdėti

   Spustelėję Įterpti, pateksite į daugybę lentelių ir kitų svarbių funkcijų parinkčių. Kairiajame kairiajame kampe rasite „PivotTable“ skirtuką su rodykle žemyn.

   

   Ekrane raskite „PivotTable“

   
   
   
3. Spustelėję rodyklę žemyn pamatysite dvi pasirinkimo galimybes. „PivotTable“ arba „PivotChart“. Dabar jūs ir jūsų reikalavimai priklauso nuo to, ką norite įtraukti į savo ataskaitą. Galite išbandyti abu, kad sužinotumėte, kuris iš jų atrodo profesionalesnis.

   „PivotTable“, kad sudarytumėte ataskaitą

4. Spustelėjus „PivotTable“, pateksite į dialogo langą, kuriame galėsite redaguoti savo duomenų diapazoną ir kitus pasirinkimus, ar norite, kad „PivotTable“ būtų tame pačiame darbalapyje, ar norite jį naudoti visiškai naujame. Taip pat galite naudoti išorinį duomenų šaltinį, jei neturite jokių duomenų apie savo „Excel“. Tai reiškia, kad duomenų turėjimas „Excel“ nėra „PivotTable“ sąlyga.

   pasirinkdami duomenis ir spustelėdami „PivotTable“

   Jei norite, kad lentelė būtų rodoma tame pačiame darbalapyje, turite pridėti vietą. Aš parašiau c1, jūs taip pat galite pasirinkti savo lapo vidurį, kad viskas būtų tvarkinga.

   

   „PivotTable“: duomenų ir vietos pasirinkimas

5. Spustelėjus Gerai, jūsų lentelė dar nebus rodoma. Ekrano dešinėje pateiktame laukų sąraše turite pasirinkti laukus, kaip parodyta žemiau esančiame paveikslėlyje.

   Jūsų ataskaitoje vis tiek reikia atlikti dar vieną galimų variantų rinkinį

   nepavyko prisijungti prie žvaigždžių slėnio
6. Pažymėkite bet kurią iš dviejų parinkčių, kurioms norite naudoti „PivotTable“.

   Pažymėkite lauką, kurį norite rodyti savo ataskaitoje

   Galite pasirinkti vieną iš jų arba abu. Tu nuspręsk.

7. Taip jūsų „PivotTable“ atrodys, kai pasirinksite abu.

   Rodomi abu laukai

   Kai pasirinksite vieną iš laukų, taip pasirodys jūsų lentelė.

   

   Rodomas vienas laukas

   užsidegusi ugnis įstrigo greito įkrovos metu
   

   Rodomas vienas laukas

8. Ekrano dešinėje esanti parinktis, kaip parodyta paveikslėlyje, yra labai svarbi jūsų ataskaitai. Tai padeda padaryti jūsų ataskaitą dar geresnę ir organizuotesnę. Galite vilkti stulpelius ir eilutes tarp šių keturių tarpų, kad pakeistumėte ataskaitos išvaizdą.

   Svarbu, jei norite pateikti ataskaitos duomenis

   

   Jūsų pranešimas parengtas

9. Šis dešinėje dešinėje esantis laukų sąrašo skirtukas palengvina visų laukų peržiūrą. Ją galite pakeisti naudodamiesi šia kairėje esančia piktograma.

   Lauko rodinio parinktys.

   Pasirinkus bet kurią iš šių parinkčių, pasikeis laukų sąrašo rodymas. Pasirinkau „Tik srities skyrius 1 iš 4“

   

   Laukų sąrašo rodinys

10. Pastaba: parinktis „Atidėti maketo atnaujinimą“, kuri yra „PivotTable“ laukų sąrašo pabaigoje, yra būdas užbaigti laukus, kuriuos norite rodyti savo ataskaitoje. Pažymėję langelį šalia jo ir spustelėję „Atnaujinti“, „Excel“ lape nieko negalėsite pakeisti rankiniu būdu. Jei norite ką nors redaguoti „Excel“, turėsite panaikinti šio langelio žymėjimą. Net atidarant rodyklę žemyn, rodomą stulpeliuose, etiketes negalima spustelėti, jei nepažymėsite žymėjimo „Atidėti išdėstymą“ atnaujinimo.

    „Atidėti maketo atnaujinimą“ veikia labiau kaip užraktas, kad jūsų ataskaitos turinio pakeitimai nebūtų paliesti

11. Kai baigsite savo „PivotTable“, dabar galite jį toliau redaguoti naudodami „PivotTable“ įrankius, kurie rodomi visų įrankių pabaigoje, esančioje jūsų įrankių juostoje viršuje.

    „PivotTable“ įrankiai, skirti redaguoti, kaip jis atrodo

    

    Visos dizaino galimybės